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Prêts aux expositions

Comment emprunter des œuvres à la BnF ?

La Bibliothèque nationale de France conserve un grand nombre de documents, d’œuvres et objets (manuscrits, imprimés, estampes, photographies, dessins, cartes, plans, partitions, monnaies, médailles, costumes, globes) qui recouvrent tous les champs de la connaissance et de la création artistique.

Avant la demande

Avant de formuler une demande d’emprunt de pièces des collections de la BnF, les commissaires d’une exposition sont invités à vérifier si des solutions alternatives ne seraient pas envisageables dans d’autres fonds moins sollicités.

Des échanges avec les différents départements de collection concernés par une demande conditionnent sa bonne instruction. Il est demandé aux commissaires de prendre rendez-vous avec les responsables des fonds sollicités afin de préciser et de finaliser leur sélection de pièces. Il est également nécessaire que les souhaits de présentation des œuvres puissent être évoqués et éventuellement débattus lors de ces visites préparatoires.

En définitive, la précision et le caractère définitif d’une demande de prêt constitueront les meilleurs gages de sa recevabilité lors de son examen par les instances décisionnaires de l’établissement.

 

Effectuer une demande

La lettre officielle de demande de prêt doit être adressée, par courrier postal exclusivement, dans un délai minimum de 6 mois avant la date d'ouverture de l'exposition, à la Présidence de la Bibliothèque nationale de France :

Madame Laurence Engel
Présidente de la Bibliothèque nationale de France

Bureau des prêts
58 rue de Richelieu
75084 PARIS Cedex 02

Ces délais administratifs et matériels de traitement des dossiers sont incompressibles, en particulier pour les demandes émanant d’institutions situées hors de l’Union européenne, qui nécessitent la réalisation de formalités administratives et douanières particulières.

Contenu de la demande

  • Le nom de l'institution sollicitant des prêts et du responsable du projet d’exposition (directeur et/ou commissaire(s) de l'exposition).
  • Le titre de l'exposition.
  • Les dates, lieux et détails d'itinérances éventuelles (si le calendrier n’est pas encore arrêté de manière définitive, il convient au moins de préciser la durée totale de l’exposition, pour des raisons de conservation préventive).
  • La liste des œuvres avec leurs cotes et les départements de conservation.
    • Pour les documents iconographiques (estampes, photographies, dessins...) il est indispensable de parfaire l’identification des pièces demandées en fournissant des visuels de bonne qualité, ou des références bibliographiques précises (numéro de catalogue raisonné, de microfilm ou de cliché). Pour plus de précisions sur l’identification des documents iconographiques à la BnF, merci de contacter les conservateurs des départements de collection concernés.
    • Pour les documents reliés, les commissaires devront également préciser la page à laquelle ils souhaitent ouvrir le volume sur son berceau.
  • Le scénario de l’exposition.
  • La fiche de renseignements sur l’exposition et le cahier des charges des prêts extérieurs de la BnF complétés et signés.
  • Les conditions d’exposition dans l’institution emprunteuse et au besoin le mode de présentation souhaité des pièces (encadrement ou vitrine dans la plupart des cas).
  • Les coordonnées téléphoniques et le courriel des différents contacts utiles (commissaire, chargé d’exposition, régisseur…).

En cas d'itinérance(s), une demande groupée comportant les différentes dates, lieux et responsables d'exposition pour chaque destination est obligatoire.

Dans ce cas, une fiche de renseignements doit être remplie et le cahier des charges signé pour chaque lieu d'exposition.

Examen de la demande

Après réception de la lettre officielle, un courriel d'accusé de réception de la demande sera adressé à l'emprunteur par le Bureau des Prêts qui assure l'instruction et le suivi des dossiers de demande de prêt.

Une commission d’établissement statue chaque trimestre sur les demandes officielles de prêt qui ont été régulièrement transmises à la Présidence.

La décision de la commission des prêts sera communiquée aux organisateurs, par courrier postal, accompagnée des documents suivants :

  • en cas d’avis favorable sur la totalité ou une partie seulement
    • de la demande de la lettre d'accord de prêt ;
    • de la liste des pièces prêtées avec mention de leur valeur d'assurance et des pièces refusées ;
    • du contrat de prêt
  • en cas d’avis défavorable sur l’ensemble de la demande
    • d'une lettre de refus motivée

Frais et obligations de l'emprunteur

Les frais à la charge de l'emprunteur facturés par la BnF

  • Les frais d’encadrement, et d’autres prestations de présentation analogues (encapsulage, montage vitrine)
  • Les frais de couverture photographique de sauvegarde des pièces empruntées pour lesquelles la BnF ne possède pas de cliché existant.
  • Les frais de reproduction des pièces à des fins d’illustration du catalogue de l’exposition.

Les autres frais à la charge de l'emprunteur

  • Les frais d’assurance des pièces prêtées.
  • Les frais d’emballage, de transport et d’installation des pièces, pris en charge par une société spécialisée de transport d’œuvres d’art.
  • Éventuellement, les frais de restauration de certaines pièces dont le prêt est accordé.
  • Les frais d’hébergement, de transport et les indemnités journalières du convoyeur désigné par la BnF.

Le transport

Le choix du transport est obligatoirement validé par le Bureau des prêts qui transmettra les recommandations spécifiques d’emballage et de transport au prestataire sélectionné.

La mise à disposition et la restitution des œuvres

Pour des raisons de conservation et hors cas particuliers, le nombre de jours d'exposition des œuvres ne doit pas excéder 120 jours.

Les pièces sont mises à disposition de l’emprunteur au plus tôt 15 jours ouvrables avant l'ouverture de l'exposition. Leur restitution à la BnF doit intervenir dans un délai maximum de 15 jours après la clôture de l’exposition.

En cas de modification de la demande de prêt

Conformément aux stipulations du cahier des charges des prêts extérieurs de la BnF, « l'ajout de nouvelles pièces ne pourra être qu'exceptionnellement envisagé ».

Pour toute modification, un nouveau courrier postal devra être impérativement adressé à la Présidence de la Bibliothèque nationale de France, avec une copie courriel au Bureau des prêts, 2 mois au minimum avant la date d'ouverture de l'exposition. Tout changement devra entraîner la rédaction d’un avenant au contrat.

En cas d’annulation du prêt ou de retour anticipé

Toute annulation d'un prêt à la BnF devra être transmise par écrit et dans les meilleurs délais au Bureau des prêts. Les frais sur les opérations de traitement déjà engagées (restauration, encadrement, couverture photographique de sauvegarde etc…) demeureront à la charge de l'emprunteur.

Exemplaires de catalogue

L’emprunteur devra envoyer au Bureau des prêts autant d’exemplaires du catalogue de l’exposition qu’il y a de départements prêteurs, avec un exemplaire supplémentaire pour le Bureau des prêts.

 

Reproduction

Pour publication

Les demandes de reproductions d'œuvres de la BnF sont à adresser prioritairement et le plus en amont possible au Département de la reproduction : servicepro@bnf.fr

Il est important de transmettre des demandes précises, notamment en ce qui concerne le procédé technique souhaité, le mode d'envoi (normal ou prioritaire) et la ou les pages à reproduire pour les documents reliés.

Pour les œuvres sous droit, il est impératif de fournir au Département de la reproduction l'autorisation de l'auteur ou de ses ayants-droits.

Pour film, publicité…

Pour toute photographie ou prise de vue (même publicitaire, télévision comprise), une autorisation préalable est à demander aux services compétents de la Bibliothèque nationale de France.

Contacts

Bureau des prêts

Le Bureau des prêts est l’interlocuteur principal des emprunteurs. En son sein, les régisseurs sont responsables du suivi administratif des dossiers et de l’organisation logistique et matérielle des prêts.

Bibliothèque nationale de France
DDC / DEM / Service des expositions

Bureau des prêts
58 rue de Richelieu
75084 PARIS CEDEX 02

Secrétariat : 00 33 (0)1 53 79 83 97 Louise Milan
Responsable : 00 33 (0)1 53 79 80 70 Cyril Chazal

Régie :
00 33 (0)1 53 79 81 00 Hubert Braun
00 33 (0)1 53 79 81 01 Chiara Pagliettini
00 33 (0)1 53 79 81 28 Brigitte Robin-Loiseau

prets.expos@bnf.fr

mercredi 11 octobre 2017

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