Organisation et logistique

• Filières et acteurs
• Suivi des transactions - Prestataires
• Contrôle qualité

Numérisation à la BnF : suivi des transactions - Prestataires

La première étape de la chaîne de numérisation consiste en la sélection des documents. Cette sélection s’effectue en fonction de la politique et des programmes de numérisation définis en amont.

Les documents sont mis dans des caisses destinées aux prestataires de numérisation.

Le suivi des transactions consiste en 2 parties et 5 étapes :

• Les Objets
  • L'expédition par le commanditaire des objets à numériser : des caisses scéllées accompagnées d'un bon de transport détaillant le nombre de caisses d'objets et leur poids pour les assurances, sont envoyées par la BnF aux prestataires, ainsi qu'un bordereau électronique détaillant pour chaque objet la description bibliographique, l'état physique et la nature de la prestation attendue (par exemple : OCR haute qualité, numérisation avec une ouverture à 90°, etc.).
  • La réception : le prestataire, à l'ouverture des caisses, s'assure de la conformité de leur contenu avec la description du bordereau électronique. Un bordereau de réception est envoyé à la BnF, détaillant la réception ou non réception de chaque objet. Ce bordereau est envoyé dans la semaine.
  • Le retour et le traitement : la veille du retour des caisses, un bordereau est adressé à la BnF, détaillant pour chaque objet si celui-ci a été traité ou refusé. En cas de refus, la cause doit être indiquée pour arbitrage.
• Les documents numériques
  
  • La livraison : la livraison est assurée sur disques durs ou par FTP. A chaque mise à disposition de documents numériques, le prestataire adresse à la BnF un bordereau électronique de livraison donnant la liste des documents livrés accompagnés d'un identifiant. Chaque document numérique possède un identifiant unique sans lien avec l'objet original qui, lui, est identifié par un code barre unique. Le bordereau permet de s'assurer de la conformité du nombre de documents numériques livrés avec le nombre déclaré.
  • La validation des livraisons : la BnF contrôle la structure et la qualité des livraisons et de chaque fichier livré composant un document numérique (elle s'assure par exemple que le document décrit est conforme aux données du catalogue et est apte à être affiché dans la bibliothèque numérique Gallica, et que les images TIFF et les fichiers XML sont conformes). Les documents rejetés sont signalés au prestataire dans un bordereau électronique (bordereau de contrôle) dans les deux semaines qui suivent la livraison. Ces documents devront être relivrés.