A qui profite la normalisation documentaire ?

Une analyse de Roland Berger Strategy Consultants estime ce coût dans l’espace européen à environ 700 millions d’euros, à 80 % du temps d’experts et des frais de transport. En effet les normes, pour être plus applicables sont très régulièrement révisées. Les travaux sont plus fréquemment menés au niveau européen, avec le double avantage à long terme d’une économie d’échelle et d’une harmonisation des systèmes normatifs nationaux, ce qui assure à la fois une meilleure qualité normative et l’ouverture des marchés. L’enquête a notamment mis en exergue que des bénéfices sont tirés de ces industries basées sur des "normes – phares" : les cartes à puces, les containers, le GSM...
Le périmètre de la normalisation s’ouvre à de nouveaux champs, comme la sécurité du citoyen ou le développement durable.

Les décideurs associent les normes, partie émergée de la recherche du groupe, à une stratégie de dépôt de brevet, de gestions des accords de confidentialité et de partenariats. Chargé du records management pour les activités de recherche, Michel Cottin insiste sur la valeur ajoutée en terme de qualité qu’apportent la gestion documentaire et les processus de " doc control" au plus en amont des projets de recherche d’une division multinationale de plusieurs milliers d’ingénieurs répartis sur tous les continents, dans un environnement technologique d’autant plus complexe qu’il est expérimental. Ces utilisateurs et producteurs doivent être motivés pour obtenir l’accessibilité mondiale des plateformes, le rendu juste à temps des documents, la formalisation des procédures, la normalisation de la GED, l’uniformisation des pratiques. Associer le contrôle documentaire au contrôle financier, valoriser par des démonstrations le partage des connaissances sont quelques-unes des pistes proposées.

En 2008, au sein du département de l’Information Bibliographique et Numérique, l'activité de normalisation a été estimée à 506 jours de travail. 23 agents de ce département (soit un tiers de ses effectifs) qui participent à ce type d'activité au niveau national ou international. A cela il faut ajouter le temps consacré aux réunions, à la rédaction et à la traduction des normes, à la formation et au suivi de la mise en application des nouvelles dispositions. Le département va être amené à resserrer son investissement sur les sujets directement liés à ses propres activités : les identifiants, l'évolution des données bibliographiques et d'autorité, le format WARC (Web ARChive file format)... Cette stratégie va se matérialiser par l'élaboration d'une liste limitative de normes sur lesquelles la BnF souhaite s'investir, par une gestion prévisionnelle des frais de missions associés à la normalisation internationale et par la définition d’indicateurs de performance des activités de normalisation, qui permettront de valoriser cette activité.

Monique Joly invite le maximum d’établissements universitaires à échanger leurs pratiques et à rejoindre la démarche qui a conduit son établissement, l'INSA de Lyon, à consacrer à la normalisation des moyens considérables au regard de sa taille. Cette démarche, qui tire ses origines d’une pratique de la diffusion numérique des productions, a conduit  l’INSA à participer à la norme LOMfr et à son profil d’application Sup LOMfr pour décrire ses ressources pédagogiques ainsi qu’à l’élaboration de la recommandation TEF pour les thèses électroniques françaises. Cette progression s’est accélérée quand, dans le cadre du réseau constitué autour du projet ORI-OAI de diffusion numérique de la production des établissements, se sont renforcées les préoccupations liées à l’accessibilité, à l’interopérabilité, à la durabilité.

La norme sur la performance des bibliothèques, parue en 1998, a ouvert la route à de nouveaux travaux : performance des bibliothèques nationales, bâtiments de bibliothèques, collecte du Web. La mesure de la performance accompagne le changement des administrations parce qu’elle est un moyen de formuler, de traduire en objectifs mesurables "ce que doivent faire nos bibliothèques", de justifier les investissements - y compris dans le secteur de la normalisation -, d’améliorer le service et la relation à des clients qui ne sont plus considérés comme un public captif. La qualité s'est déplacée sur la satisfaction du client.
Ainsi les structures documentaires, le bibliothécaire évaluateur ("assessment librarian") sauront convaincre les décideurs en s’appuyant sur des indicateurs comparables. La charte Marianne pour l’accueil dans les services de l’Etat, se veut aussi un levier de progrès et l’outil d’une meilleure reconnaissance des services et des agents. Qualibib, sa déclinaison pour les bibliothèques élaborée au sein de la CN8 dans l’esprit ISO 9000, paraîtra en 2009.