BnF- Professionnels : Numérisation - Numériser : organisation et logistique, filières et acteurs

A la BnF, dans le cadre de la numérisation de masse, la prestation de numérisation est externalisée par des marchés publics auprès de prestataires spécialisés.

D'une démarche de contrôle systématique de la qualité des documents numérisés avant la mise en ligne, la BnF est passée à une démarche de management de la qualité et de partenariat avec ses prestataires.

La numérisation à la BnF fait intervenir des acteurs multiples travaillant sur des collections patrimoniales dont les caractéristiques essentielles sont leur grande diversité et leur valeur patrimoniale.

Les filières

Les documents originaux sont traités dans trois filières de numérisation distinctes :

les imprimés : imprimés courants ou plus rares. Cette filière regroupe les monographies et les périodiques (livres et revues) ;
la presse : presse quotidienne, nationale ou locale. Les périodiques scientifiques sont traités avec les imprimés ;
les documents iconographiques : cette filière regroupe l'iconographie au sens propre (estampes, photographies, cartes, monnaies et médailles, etc.), mais aussi les imprimés conservés à la Réserve des livres rares de la BnF et ceux particulièrement précieux conservés dans d'autres départements, ainsi que les manuscrits.

Filière
Une filière désigne l'ensemble des processus attachés aux contraintes physiques du support d'origine du document numérisé impactant le matériel de numérisation et les règles de qualité associées.

Les acteurs

Pour ces trois types de documents ou filières, la numérisation est assurée par des prestataires soit internes (ateliers), soit externes (sous-traitants). Plus de 80% des documents sont numérisés par des prestataires externes.

Les ateliers ou les sous-traitants sont chargés de la numérisation des documents et de la structuration des données.
L’OCR et la saisie des tables des matières ou index sont assurées exclusivement par des sous‑traitants.

Depuis la sélection jusqu'à la consultation sur Gallica (ou seulement dans les salles de lecture) et l'archivage, les acteurs sont divers :

14 départements de collections pour la sélection et le suivi scientifique des programmes de numérisation ;
le département de la Coopération pour les partenariats et la valorisation éditorial des collections numérisées (dossiers, actualités, etc.) ;
le département de la Conservation, et en particulier le Service numérisation pour l'instruction, la mise en œuvre, le suivi et le contrôle de tous les projets ainsi que les recommandations pour la conservation des documents ; il possède également trois ateliers internes de numérisation ;
le département des Systèmes d'information pour la mise en ligne, la gestion technique du site Gallica, la mise en œuvre du système de préservation à long terme des documents numériques (SPAR) ;
le département de l'Information bibliographique et numérique est associé aux instructions relatives aux métadonnées et au système d'archivage.

voir aussi

l'organigramme de la Bibliothèque nationale de France

A cela s’ajoutent les prestataires extérieurs.

De cette diversité d'acteurs, de filières et de projets résultent un fonctionnement et des procédures d'autant plus complexes que le nombre d’imprimés (monographies et périodiques) numérisés est passé en quelques années de 5 à 6 000 par an à 100 000 par an de 2008 à 2010.

Les méthodes et procédures définies pour le projet concernant les 100 000 imprimés numérisés pendant 3 ans sont en cours d'adaptation pour toutes les filières, permettant ainsi à l'établissement d'accroître significativement son efficacité avec des ressources identiques.