Rapport d'activité 2018 - Les affaires financières et budgétaires

Le budget et son exécution

Le budget initial et les budgets rectificatifs

En comptabilité budgétaire, le budget initial 2018 reste comme les années précédentes sensiblement contraint, mais néanmoins en augmentation, avec notamment :

  • +576 k€ en AE (soit +0,4% par rapport au BI 2017) des dépenses de personnel induites principalement par la prise en compte de nouvelles dispositions statutaires applicables aux corps de titulaires PPCR et RIFSEEP ;
  • +3 771 k€ en AE (+7,6% par rapport au BI 2017) et de 298 k€ en CP (+0,6 % par rapport au BI 2017) pour le fonctionnement. L’augmentation importante des AE est liée à la prolongation des marchés de gardiennage notamment avant renouvellement qui nécessitent, en GBCP, la mobilisation de plus de 12 mois d’AE sur un même exercice sans que cela ait la moindre incidence en CP.

La faiblesse de l’augmentation des CP cache les contraintes qui ont pesées sur l’élaboration du budget : augmentation des coûts liés à l’exploitation de la zone 1 rénovée de Richelieu suite à l’amélioration des conditions de fonctionnement (climatisation, nettoyage …) et transfert de l’investissement vers le fonctionnement d’achats dont le prix unitaire est inférieur à 500 € HT.

Les crédits d’investissement (40,59 M€ en AE et 42,86 M€ en CP) restent élevés s’inscrivant dans une tendance longue de la BnF à accroître ses dépenses d’investissement, pour faire face aux enjeux tant patrimoniaux (inflation du coût des œuvres patrimoniales) que bâtimentaires ou informatiques de l’établissement.

Le premier budget rectificatif (BR1) rend essentiellement compte de quelques mesures nouvelles, mais surtout de mesures techniques (reports, ajustements de crédits fléchés, transferts entre enveloppes), en lien avec l’exécution financière de l’année N-1. L’enveloppe de personnel n’a été que faiblement modifiée par la réinscription de crédits fléchés (+54 k€ en AE=CP). Dans l’enveloppe de fonctionnement, des mesures nouvelles compensées en recettes ont été prises en compte (dont 300 k€ au titre des échanges de marchandise). Des demandes de report ont été inscrites et validées pour un montant de + 474 k€ en AE et +1 607 k€ en CP). La réinscription de crédits fléchés a atteint 529 k€ en AE et 519 k€ en CP.

L’enveloppe d’investissement a, comme fréquemment, enregistré les mouvements les plus importants du BR1 mais néanmoins très réduits en 2018 puisqu’aucune demande de reports n’a été votée. Les mouvements enregistrés sont les suivants : +577 k€ en AE et –33 k€ en CP correspondent à des ajustements de crédits fléchés (pour l’essentiel liés aux crédits CNL) ; +49 k€ en AE et -113 k€ en CP de mesures nouvelles ; -16 k€ en CP pour des transferts entre enveloppes.

Voté en novembre 2018, le second budget rectificatif (BR2) pour l’exercice 2018 a conduit à modifier les montants des trois enveloppes :

  • +754 k€ en AE=CP sur l’enveloppe de personnel en raison d’une part de l’inscription en dépenses et en recettes d’une dotation complémentaire de 840 k€ du ministère de la Culture versée dans le cadre du plan de rattrapage indemnitaire ministériel et d’autre part d’une baisse de 85 k€ des crédits fléchés ;
  • +1 397 k€ en AE et +1 537 k€ en CP pour l’enveloppe de fonctionnement. Deux opérations exceptionnelles sont venues bouleverser l’équilibre de cette enveloppe au BR2 : l’inscription en dépense et en recette de 2 023 k€ destinés au versement d’une partie du legs Pasteur Vallery-Radot et du solde du mécénat Pigott au Fonds de dotation et le remboursement d’un trop perçu sur les charges facturées à l’INHA en 2016 pour 601 k€. Hors ces deux opérations exceptionnelles, l’enveloppe de fonctionnement est en baisse de 1 227 k€ en AE et de 1 087 k€ en CP essentiellement en raison de la reprogrammation des crédits fléchés (-841 k€ d’AE et –877 k€ de CP) ;
  • l’enveloppe d’investissement affiche une baisse entre le BR1 et le BR2 2018 de -4,46 M€ en AE et de -6,00 M€ en CP, qui établit le montant final des consommations attendues à 36,75 M€ en AE et à 36,69 M€ en CP. Cette évolution s’explique par : des ajustements sur crédits fléchés (majoritairement des décalages) pour -2,77 M€ en AE et -2,70 M€ en CP ; une révision du calendrier des projets d’investissement qui permet de décaler vers l’exercice 2019, 636 k€ d’AE et 2,68 M€ de CP ; des économies principalement liées à l’abandon des travaux de l’escalier de Sablé pour 1,05 M€ en AE et -625 k€ en CP.

Le compte financier

Comme chaque année, l’examen du compte financier (CF) retrace l’exécution des dépenses et des recettes sur l’année antérieure, par rapport notamment au second et dernier budget rectificatif (BR2) voté.

Les crédits de l’enveloppe de personnel diminuent de 258 k€ au CF 2018 par rapport au BR2 2018, et s’établissent à 140,25 M€, soit un taux de consommation de 99,8%.

L’enveloppe de fonctionnement s’établit, au CF 2018, à 53,80 M€ en AE et 50,64 M€ en CP, contre respectivement 55,59 M€ et 54,37 M€ au BR2 2018, soit des taux de consommation de l’enveloppe de 96,8% en AE et 93,1% en CP ;

L’enveloppe d’investissement s’établit, au CF 2018, à 35,64 M€ en AE et 32,53 M€ en CP, contre respectivement 36,75 M€ et 36,69 M€ au BR2 2018, soit des taux de consommation de l’enveloppe de 97% en AE et 88,7% en CP. Les écarts entre prévision et exécution en CP d’investissement s’expliquent, pour moitié par une sous-consommation des CP financés par des crédits fléchés (CNL, acquisitions patrimoniales sur crédits AFM…), et par une sous-consommation, sur crédits BnF, pour l’essentiel constatée sur le budget alloué aux investissements informatiques.

Le solde budgétaire (variation de la trésorerie) s’établit à +3,076 M€ mais est essentiellement alimenté par des financements fléchés.

 

Tableau – Le compte financier de la BnF

Tableau – Le budget par destinations (rang 1 & 2)

Tableau – Détail des recettes par origines

Tableau – Le bilan

Tableau – L’exécution du budget

La dématérialisation des factures

Dans le cadre de l’accélération des échanges numériques entre les entreprises et les administrations, les factures des fournisseurs à destination du secteur public sont progressivement dématérialisées. Le programme de dématérialisation s’inscrit dans le contexte de la loi de modernisation de l’économie qui vise à la suppression du support papier. Aussi, depuis le 1er janvier 2017, les établissements publics ont l’obligation d’accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs.

Pour permettre la mise en œuvre de ce dispositif l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) a développé une solution technique mutualisée intitulée Chorus Pro, qui permet d’assurer le dépôt et le suivi de l’ensemble des factures de la sphère publique.

En miroir de ce portail Chorus pro, la BnF a adapté fin 2017 son système d’information financier pour qu’il soit en mesure de récupérer les factures déposées par les fournisseurs sur Chorus Pro et les enregistrer automatiquement. Après une phase rodage, la solution est aujourd’hui techniquement opérationnelle. De plus en plus de fournisseurs déposent leurs factures sur Chorus Pro : 3 049 factures reçues via Chorus Pro sur un total de 21 527, dont 755 sur 2 634 en décembre (29%) contre 96 sur 1 832 en janvier (5%).

Cette évolution technique a été accompagnée d’une réflexion des services ordonnateurs et comptables qui ont fait évoluer leurs procédures pour les adapter à ce nouveau mode de réception des factures. Malgré ce travail, il reste une difficulté importante à régler : la qualité des informations pivot nécessaires à l’intégration automatique de la facture (n° Siret de la BnF, Code service et n° d’engagement juridique) que trop fournisseurs renseignent encore de manière approximative, ce qui ne permet pas l’intégration automatique des factures et engendre un travail conséquent de retraitement manuel par les agents. L’objectif de l’année 2019 est à la fois de réduire le nombre de factures arrivant mal renseignées et de voir le nombre de factures déposées sur Chorus Pro progresser.