TAPIR, un outil de catalogage pour les manuscrits et archives destiné au réseau de partenaires de la BnF

Il y a tout juste 170 ans paraissait le premier volume de la vaste entreprise bibliographique de recensement de tous les manuscrits des collections publiques, le Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France (CGMBPF ou CGM), initiée sous la Monarchie de juillet en 1833. En 1993, au terme de ce projet, 106 tomes en 116 volumes étaient parus, représentant 72 000 pages, 182 000 notices et environ 917 000 entrées d’index, couvrant les collections de manuscrits de 519 établissements. Cet ensemble a été informatisé et mis en ligne en 2008, dans un format dédié, l’EAD (Encoded Archival Description), jusque-là réservé au monde des archives. La BnF et les bibliothèques de l’enseignement supérieur se sont alors dotées d’outils de catalogage et de publication prenant en charge ce format nouvellement présent dans les bibliothèques. Quant aux bibliothèques municipales, elles restaient en attente d’une solution simple pour mettre à jour et enrichir la description de leurs archives et manuscrits.

 

En effet, pour beaucoup d’établissements, les volumes du CGM les concernant dataient du début du XXe siècle et laissaient dans l’ombre des pans entiers de leurs riches collections. Il était nécessaire de revenir sur les descriptions les plus anciennes qui omettaient par exemple de signaler les destructions de la Première Guerre mondiale ou des déplacements des bibliothèques vers les archives départementales ou municipales. Le ministère de la Culture a décidé de permettre aux bibliothèques de s’inscrire dans un outil collectif, directement connecté au Catalogue collectif de France (CCFr) et accessible à des utilisateurs plus ou moins experts dans le format de description EAD. Il en a confié la réalisation à la BnF qui s’est appuyée sur l’outil déjà développé pour son propre usage.

En 2018 est donc né TAPIR (pour Traitement automatisé pour la production d’instruments de recherche), fruit d’une collaboration avec une quinzaine d’établissements pilotes qui ont participé activement, entre septembre 2017 et décembre 2018, aux spécifications puis aux tests. Ces professionnels des bibliothèques ont déjà commencé à s’approprier l’outil qui va leur permettre de signaler l’existence d’ensembles documentaires et de fonds encore méconnus du public, faute de visibilité. Acquisitions de documents anciens, entrées de dons faits par des auteurs locaux, des héritiers de figures locales vont pouvoir être catalogués et mis en ligne rapidement dans le CCFr. Des ajouts de liens vers des numérisations, des expositions virtuelles ou tout autre enrichissement pour faciliter l’accès aux documents ou la compréhension de leur contenu pourront venir compléter les descriptions bibliographiques.

Une enquête lancée par le ministère de la Culture en 2017 a permis d’évaluer à 20 000 volumes le nombre de manuscrits restant à cataloguer dans les bibliothèques municipales. Il va désormais falloir former et accompagner les établissements dans cette nouvelle étape. Des régions ont déjà initié et réalisé la mise à jour de leurs données (Champagne-Ardenne, Lorraine) dans des chantiers menés conjointement par la BnF, le ministère de la Culture et les structures régionales du livre. Nul doute que ce modèle va, dans les années à venir, essaimer et prospérer.

Une nouvelle étape a été franchie dans le signalement des collections des bibliothèques françaises. Tous les types d’établissements du territoire ont désormais accès à un logiciel spécialement conçu pour faciliter la description de leurs archives et manuscrits. Outil de catalogage efficace, TAPIR est un levier important pour initier de grands projets locaux, régionaux, nationaux.