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EAD : Encoded Archival Description

L'EAD est un format basé sur le langage XML qui permet de structurer des descriptions de manuscrits ou de documents d'archives.

Présentation du format

Ce format a été développé dans les années 1990 à l'initiative de la bibliothèque de l'Université Berkeley avec pour objectifs :
  • de développer un modèle permettant de traiter les instruments de recherche existants, dans leur diversité de forme et de structure ;
  • de restituer l'organisation hiérarchisée des instruments de recherche (reflet de la structure des fonds décrits) et les interrelations entre les composants ;
  • de conserver le principe d'héritage des informations entre les niveaux (sauf mention contraire, une information relative à un niveau supérieur s'applique également aux niveaux qui lui sont subordonnés).
En savoir plus

L’historique de l’’EAD sur le site de la Bibliothèque du Congrès

Les créateurs de l'EAD se sont inspirés du modèle de la Text Encoding Initiative (TEI). Ce format a été initialement conçu pour permettre le traitement rétrospectif des instruments de recherche existants, documents imprimés ou produits avec des outils de traitement de texte dans la perspective d'une édition papier. Ceci explique que :
  • la structure générale du modèle reste proche de celle des documents imprimés ;
  • les règles d'utilisation sont peu contraignantes, afin de pouvoir être adaptées à des contextes divers ;
  • le modèle combine des éléments de description structurée et des éléments d'encodage de texte.
L'EAD est également et de plus en plus utilisé pour produire les instruments de recherche en XML.

Les utilisateurs de l'EAD ont à leur disposition une DTD (solution presque exclusivement utilisée en France) et un schéma XML, dans une version qui date de 2002.

Ce format respecte les principes définis par la norme internationale éditée par le Conseil international des archives en 2000 : ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique.

Architecture du modèle

Le document XML construit selon le modèle EAD comprend :
  • des éléments d'identification et d'informations relatifs à l'instrument de recherche lui-même : contexte de création de l'instrument de recherche, mentions de responsabilité intellectuelle,  informations administratives, techniques et de gestion ;
  • des éléments d'identification et de description du fonds ou de la collection : identifiant, localisation, producteur et contexte de production, caractéristiques matérielles, contenu et organisation, modalités d'accès ;
  • des éléments de description de chacun des composants et sous-composants ;
  • des éléments d'informations complémentaires : documents en relation, références bibliographiques ;
  • des éléments d'indexation.

Ses atouts

Ce format permet, au-delà de la description générale d'un fonds ou d'une collection, de construire une description hiérarchisée restituant précisément l'imbrication des composants et sous-composants, ce qui n'est pas possible avec les formats MARC.

Les modèles MARC et EAD peuvent néanmoins être associés : une description générale des fonds ou collections dans un format MARC (ce qui permet de les intégrer à un catalogue construit dans ce format) complétée par une description plus précise au format EAD.

C'est ce que propose La Bibliothèque du Congrès dans son catalogue : une description des fonds d'archives avec un lien vers l'instrument de recherche vers par exemple le fonds Henry Putney Beers.

L'EAD facilite l'intégration des données dans des portails et catalogues collectifs.

L'EAD en France

Aujourd’hui, l’EAD est devenu un format de catalogage courant pour la description des fonds d’archives et des manuscrits, aussi bien dans les services d’archives que dans les bibliothèques.

Il a été utilisé pour la rétroconversion du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France. Il est désormais le format utilisé par le CCFr manuscrits pour les bibliothèques publiques, et par le réseau Calames pour les bibliothèques universitaires.

À la Bibliothèque nationale de France

L'EAD est utilisé pour la description des manuscrits (manuscrits isolés et fonds ou collections) des fonds d'archives privés et recueils conservés par les départements des Manuscrits, des Arts du spectacle, de la Musique, de l’Audiovisuel, la bibliothèque de l'Arsenal, la Réserve des livres rares, et les archives administratives de la BnF. Ces fonds sont consultables sur le catalogue BnF archives et manuscrits.

Le Guide pratique du catalogueur de la BnF présente une sous-rubrique Instruments de recherche en EAD, créée début 2014 pour accueillir un Manuel de catalogage des manuscrits médiévaux à la BnF ; il récapitule les pratiques du département des Manuscrits en les adaptant au formalisme de l’EAD et aux règles du Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque. Cette sous-rubrique a vocation à s'enrichir progressivement.
Plusieurs bibliothèques municipales utilisent également l'EAD pour la description de leurs manuscrits et leurs fonds d'archives (Lyon, Orléans, Lille, Troyes par exemple).

Le Guide des bonnes pratiques de l’EAD dans les bibliothèques françaises

Afin de donner un cadre général à l’application de l’EAD dans les bibliothèques françaises, un Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque a été rédigé.
Il est consultable librement et gratuitement.

Ce guide a été rédigé par un groupe national de travail, piloté par la Direction du livre et de la lecture (devenue le Service du livre et de la lecture depuis le 13 janvier 2010) et composé de représentants de la BnF, du CCFr, des bibliothèques de lecture publique et du réseau Calames.

Par ailleurs, DeMArch est une recommandation élaborée par un groupe de travail réuni sous l'égide de l'AFNOR qui définit les règles relatives à la description des manuscrits et fonds d'archives modernes et contemporains en bibliothèque.

Perspectives de l'EAD

L’EAD est actuellement en cours de révision au niveau international.  Un groupe de travail international rattaché à la Société des Archivistes Américains (SAA) est chargé de rédiger une refonte de l’EAD pour transformer la DTD et le schéma XML. Sa publication est prévue pour le prochain congrès de la SAA au mois d’août 2013.

jeudi 6 mars 2014

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