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EAD : Encoded Archival Description

L'EAD est un format basé sur le langage XML qui permet de structurer des descriptions de manuscrits ou de documents d'archives.

Présentation du format

Ce format a été développé dans les années 1990 à l'initiative de la bibliothèque de l'Université Berkeley avec pour objectifs :

  • de développer un modèle permettant de traiter les instruments de recherche existants, dans leur diversité de forme et de structure ;
  • de restituer l'organisation hiérarchisée des instruments de recherche (reflet de la structure des fonds décrits) et les interrelations entre les composants ;
  • de conserver le principe d'héritage des informations entre les niveaux (sauf mention contraire, une information relative à un niveau supérieur s'applique également aux niveaux qui lui sont subordonnés).
En savoir plus

L’historique de l’’EAD sur le site de la Bibliothèque du Congrès

Les créateurs de l'EAD se sont inspirés du modèle de la Text Encoding Initiative (TEI).

Ce format a été initialement conçu pour permettre le traitement rétrospectif des instruments de recherche existants, documents imprimés ou produits avec des outils de traitement de texte dans la perspective d'une édition papier. Ceci explique que :

  • la structure générale du modèle reste proche de celle des documents imprimés ;
  • les règles d'utilisation sont peu contraignantes, afin de pouvoir être adaptées à des contextes divers ;
  • le modèle combine des éléments de description structurée et des éléments d'encodage de texte.

L'EAD est également et de plus en plus utilisé pour produire les instruments de recherche en XML.

Les utilisateurs de l'EAD ont à leur disposition une DTD (solution majoritairement utilisée en France) et un schéma XML, dans une version qui date de 2002.

Ce format respecte les principes définis par la norme internationale éditée par le Conseil international des archives en 2000 : ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique.

Voir

Archives de la ville de Genève  : fonds décrits selon la norme ISAD (G). L'interface utilisée permet également de visualiser l'instrument de recherche au format XML.

Architecture du modèle

Le document XML construit selon le modèle EAD comprend :

  • des éléments d'identification et d'informations relatifs à l'instrument de recherche lui-même : contexte de création de l'instrument de recherche, mentions de responsabilité intellectuelle,  informations administratives, techniques et de gestion ;
  • des éléments d'identification et de description du fonds ou de la collection : identifiant, localisation, producteur et contexte de production, caractéristiques matérielles, contenu et organisation, modalités d'accès ;
  • des éléments de description de chacun des composants et sous-composants ;
  • des éléments d'informations complémentaires : documents en relation, références bibliographiques ;
  • des éléments d'indexation.
En savoir plus

Faire un répertoire ou un inventaire simple en EAD (Description archivistique encodée) pour approfondir l'architecture général du modèle sur le site des Archives de France

Ses atouts

Ce format permet, au delà de la description générale d'un fonds ou d'une collection, de construire une description hiérarchisée restituant précisément l'imbrication des composants et sous-composants, ce qui n'est pas possible avec les formats MARC.

Ces deux modèles peuvent néanmoins être associés : une description générale des fonds ou collections dans un format MARC (ce qui permet de les intégrer à un catalogue construit dans ce format) complétée par une description plus précise au format EAD. C'est ce que propose La Bibliothèque du Congrès dans son catalogue : une description des fonds d'archives avec un lien vers l'instrument de recherche : exemple du fonds Henry Putney Beers.

L'EAD facilite l'intégration des données dans des portails et catalogues collectifs.

L'EAD en France

L'EAD est utilisé par les services d'archives, mais également par les bibliothèques, notamment pour la rétroconversion du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France.
Il est utilisé par les bibliothèques universitaires du réseau Calames.
Plusieurs bibliothèques municipales l'utilisent ou envisagent de l'utiliser pour la description de leurs manuscrits et leurs fonds d'archives (Lyon, Orléans, Lille, Troyes par exemple).

À la Bibliothèque nationale de France

L'EAD est utilisé pour la description des manuscrits (manuscrits isolés et fonds ou collections) des fonds d'archives privées et recueils conservés par les départements des Manuscrits, des arts du spectacle et la bibliothèque de l'Arsenal. Ces fonds sont consultables sur le catalogue BnF archives et manuscrits.
Consulter

BnF archives et manuscrits

Les perspectives

Au delà des projets de rétroconversion qui ont été réalisés dans les années passées, le modèle de l'EAD doit être envisagé comme format commun pour la production courante.

À cet effet un groupe national de travail, piloté par la Direction du livre et de la lecture (devenue le Service du livre et de la lecture depuis le 13 janvier 2010), élabore un Guide des bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèques. Sa publication est prévue pour la fin de l'année 2010.
DeMArch, recommandation élaborée par un groupe de travail réuni sous l'égide de l'AFNOR, définit les règles relatives à la description des manuscrits et fonds d'archives modernes et contemporains en bibliothèque.

En savoir plus

Description des manuscrits et fonds d'archives modernes (DeMArch)

vendredi 29 avril 2011