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Pour les professionnels

La gestion des documents administratifs électroniques

Cette page est particulièrement destinée aux records managers et aux professionnels de la gestion de documents électroniques. Y sont présentés la politique et le système mis en œuvre à la Bibliothèque nationale de France depuis 2004 pour l'ensemble des archives administratives, de la création des documents bureautiques ou des données, jusqu'à la migration si nécessaire vers un magasin d'archivage électronique pérenne.

Depuis 2004, la Bibliothèque nationale de France a mis en œuvre une politique de production et de gestion des documents élaborés quotidiennement par ses 2500 agents sur les 7 sites de l'établissement, afin de :

  • Préserver et transmettre le capital de connaissances de la BnF. 
  • Faciliter la création, la description et le classement des documents, notamment ceux créés sous forme électronique. 
  • Assurer la validité administrative et juridique des documents et données, pour préserver les droits des personnes et de l’établissement.

Ce programme vise l'amélioration des performances de l'établissement dans tous les domaines liés au travail collaboratif, à la circulation interne de l'information, notamment les courriels, ainsi qu'à la sécurisation des informations confidentielles. Déployé depuis 2006, le système client-serveur centralisé « bases de production » est devenu l'outil principal du travail collaboratif à la BnF, avec plus de 130 000 documents créés en 2013 et plus de 16 millions d'utilisations cumulées.

Modélisation des rôles liés au management des documents et données d´activité à la BnF

Modélisation des rôles liés au management des documents et données d'activité à la BnF

Dématérialisation des processus, travail collaboratif, gestion des performances informatiques, sécurité des systèmes, traçabilité de l'information, accompagnement continu des utilisateurs, administration centralisée des référentiels et de la politique de RM : les maîtres-mots du programme BnF sont aujourd'hui des objectifs stratégiques pour tout organisme public ou privé.

Les outils de records management électroniques déployés à la BnF dès la production de documents préparent les migrations dans le magasin d'archivage électronique pérenne de l'établissement, de façon à maîtriser l'intégralité du cycle de vie de l'information utile.

Le calendrier

2004 : création d'une mission de records management rattachée à la directrion générale de l'établissement, responsable de "la gestion de la production documentaire et des archives".

2004-2006 : réalisation d'un audit informationnel complet de l'établissement (selon la norme ISO 15489:2001 et la méthodologie australienne DIRKS), élaboration des référentiels et validation par le Comité de direction de l'établissement.

Mi 2005- début 2006 : rassemblement des métadonnées provenant de plusieurs applications métiers, dans un annuaire informatique centralisé permettant le remplissage semi-automatisé des métadonnées de description et de gestion : identité et rôle de l'auteur, gestion des accès, etc. Conception et développement des fonctionnalités des "bases de production" par le Département des systèmes d'information, à partir de la base Lotus Notes & Domino d'IBM. Création d’un catalogue centralisé de tous les documents de bureautique contenant les métadonnées principales, dont l'identifiant unique de chaque document et l'indexation plein texte des contenus.

Mars 2006 à décembre 2007 : mise en production service par service, accompagnée de formations d'accompagnement et de reprise des documents numériques existants.

Mars 2006 - présent : maintenance et évolutions du système informatique, formation des nouveaux arrivants, accompagnement des encadrants.

2010 : ouverture du magasin d'archivage électronique pérenne de la BnF : SPAR.

2012 : demande de l'agrément pour le tiers archivage électronique public dans SPAR, préparation des premières migrations pour les documents issus du RM de la BnF.

2013 : agrément pour le tiers archivage électronique d’archives publiques dans SPAR, développements pour le transfert des documents issus du RM de la BnF.

Partage d'expertise et formations

Les records managers de la BnF participent annuellement à de nombreuses formations, conférences et journées d'études archivistiques ou informatiques, à l'invitation du Service interministériel des Archives de France, des établissements supérieurs de formation en gestion de l'information ou des associations professionnelles (AAF, CR2PA, ICA...).

Dans la limite de ses possibilités, la Mission pour la gestion pour la production documentaire et des archives peut également fournir un retour d'expérience synthétique et accueillir à titre gracieux des chefs de projet faisant du benchmark.

vendredi 22 novembre 2013

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Contact

Aurélien Conraux
Chef de la Mission gestion de la production documentaire et des archives
Téléphone : 01 53 79 50 19
Courriel : aurelien.conraux@bnf.fr

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Bibliographie

  • Catherine Dhérent, "Le pilotage et l'évaluation du système de Records management de la Bibliothèque nationale de France", dans Corinne Leblond, Archivage et stockage pérennes : enjeux et réalisations (Traité des Sciences et Techniques de l'Information), Hermès Lavoisier, 2009.
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