Les archives administratives de la BnF

Présentation des archives administratives de la BnF 

Carte de lectrice d’Hannah Arendt, établie en 1939. © BnF, Archives administratives

Des archives dispersées au sein de l’institution

Le fonds des archives de la BnF est le reflet d’une histoire ancienne et mouvante. Pour la période la plus ancienne, les archives sont rares et disséminées : le premier inventaire des livres, daté de 1518, est conservé à la Bibliothèque nationale d’Autriche. Le suivant, daté de 1544, figure dans le fonds français des Manuscrits. D’autres documents sont conservés aux Archives nationales. Les archives de la Bibliothèque royale commencent à être conservées de façon quasi systématique à partir de la seconde moitié du XVIIe siècle : en 1660 pour les acquisitions d’imprimés, en 1667 pour celles de manuscrits, en 1682-1684 pour les registres de dépenses ou de reliure.
Les archives de l’Ancien Régime ainsi que la plupart des archives couvrant la fin du XVIIIe siècle et le XIXe siècle, dites « Archives modernes » sont conservées par le département des Manuscrits. Les outils de travail des bibliothécaires du XVIIe siècle au début du XXe siècle (catalogues anciens, registres de dons et d’acquisitions, registres d’emprunteurs…) sont conservés par le département Littérature et art
Manuscrit« Inventaire fait par Jehan Grenesic et Nicolas Dux de tous les livres étant en la librairie de Bloys,… » (1544)

Les principaux fonds conservés par la mission Archives 

La mission pour la gestion de la production documentaire et des archives, située sur le site François-Mitterrand, est chargée de la collecte et de la conservation de la production administrative de l’établissement. Elle conserve notamment des fonds et collections très divers représentant au total près de 7,5 km linéaires, dont les ensembles suivants :
  • Archives des secrétaires et administrateurs généraux remontant à la fin du XIXe siècle,
  • Dossiers d’exposition depuis 1924,
  • Demandes d’autorisation d’accès à la Bibliothèque nationale (1868-1924),
  • Archives de l’agence des travaux de la Bibliothèque nationale (XIXe-XXe siècles),
  • Reportages photographiques (fin XIXe siècle-2005) (non classés),
  • Archives de l’association La Joie par les livres (1962-2008) (non classées),
  • Archives de la construction du site François-Mitterrand (1989-….) (classées en partie).
Certains ensembles ont cependant été versés aux Archives nationales : 
  • Correspondance de 1932 à 1990 du secrétariat général (cote Archives nationales 19970352)
  • Déclarations individuelles du dépôt légal pour les imprimés de 1925 à 1968 (cote Archives nationales 19970353, versement échantillonné)
  • Déclarations individuelles du dépôt légal pour les périodiques de 1946 à 1985 (cote Archives nationales 19970354, versement échantillonné).

 

Instruments de recherche - Ressources en ligne

Le catalogue BnF archives et manuscrits centralise progressivement les instruments de recherche en les rendant accessibles à tous. 
Une partie des archives n’est toutefois pas classée ou ne dispose pas d’instrument de recherche. En cas de recherche infructueuse dans le catalogue BnF archives et manuscrits, écrire à archives@bnf.fr.

Consulter les archives administratives de la BnF


La communicabilité des archives administratives

L’article L213-1 du code du patrimoine porte que «les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l’article L. 213-2, communicables de plein droit» immédiatement.
Ce droit à communication ne s’applique néanmoins qu’à des documents achevés ou à des dossiers clos. Il ne concerne donc pas les documents préparatoires à une décision administrative (article L311-2 du Code des relations entre le public et l’administration).
L’article L213-2 du code du patrimoine établit par ailleurs des délais de communicabilité allant de 25 à 100 ans pour protéger l’intérêt des individus, des entreprises et de l’Etat. Ces délais courent à compter de la pièce la plus récente du dossier.
Quelques exemples de délais les plus fréquemment rencontrés à la BnF :
  • 25 ans : déclarations de dépôt légal, bordereaux de prix déposés par les entreprises.
  • 50 ans : dossiers de personnel, dossiers d’ouvrages exécutés (DOE).
  • 120 ans : documents médicaux.
Dans la mesure ou la consultation des documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger, l’administration des archives peut accorder une consultation «par dérogation à la loi», en accordant à un chercheur l’accès à des dossiers d’archives encore non librement communicables (article L213-3 du code du patrimoine). Des conditions peuvent être imposées pour garder l’équilibre entre accès et confidentialité des informations : non reproduction de documents, anonymisation des personnes ou traitement uniquement statistique, etc.
À la BnF, l’instruction des dérogations est faite par la mission pour la Gestion de la production documentaire et des archives (ARC) en lien avec le service producteur. La décision finale est prise dans un délai maximal de deux mois par le service interministériel des Archives de France.

Modalités de consultation 

Les dossiers et documents conservés sur le site François-Mitterrand sont communiqués en salle T du niveau Bibliothèque de recherche. Le lecteur doit être accrédité et muni d’un titre d’accès à la Bibliothèque de recherche :
  • La demande de communication se fait par courriel (archives@bnf.fr) et doit être parvenue au moins un jour ouvré avant la date à laquelle le lecteur souhaite consulter les documents.
  • Le lecteur peut demander jusqu’à 10 dossiers ou articles par journée, communiqués un à un.
  • Les documents commandés peuvent être mis de côté pour le lendemain.
  • Le lecteur doit effectuer une réservation virtuelle en salle T et, une fois en Bibliothèque de recherche se rendre en banque de salle pour se faire attribuer une place physique par le personnel.
La photographie sans flash des documents est permise, sur autorisation de la mission selon l’état du document et d’éventuelles restrictions juridiques. Pour toute demande de reproduction, s’adresser au département de la Reproduction de la BnF.