La BnF s’est investie depuis 2009 dans une stratégie de coopération numérique. Répondant à de multiples recommandations convergentes, elle apporte depuis quatre ans un soutien marqué à la numérisation des collections patrimoniales françaises. Le dispositif s’inscrit en complément de ceux mis en œuvre par le ministère de la Culture et par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche.
La coopération numérique de BnF-Gallica
Ce chapitre présente la politique de coopération de Gallica et les modes d’accompagnement permettant d’enrichir et valoriser ensemble la collection numérique nationale.
Les objectifs
Depuis 2009, la BnF, dans le cadre de sa politique de coopération, propose aux bibliothèques françaises un projet documentaire numérique collectif afin de leur permettre de :
Créer de manière collaborative les ensembles de ressources patrimoniales numérisées les plus vastes et les plus pertinentes, au meilleur coût et quels que soient la localisation des collections et le statut des contributeurs, grâce à des programmes coopératifs de numérisation ;
Participer à l’élaboration et l’enrichissement de la collection patrimoniale numérique de niveau national, BnF-Gallica, et ainsi à la mission de la BnF ;
Diffuser et valoriser les ressources numériques produites le plus largement possible au niveau national et international, et de manière organisée, en favorisant l’enrichissement mutuel des bibliothèques numériques.
L’action collective répond à un enjeu culturel fort :
offrir au citoyen un accès aisé au patrimoine national, régional, local ;
rendre plus visibles sur Internet la culture et la langue françaises, en atteignant ensemble une masse critique ;
proposer à l’étude des sources méconnues et mettre de nouveaux matériaux à la disposition des chercheurs.
Pour réaliser ce projet, la BnF s’est attachée à la numérisation du patrimoine écrit des bibliothèques françaises par le biais d’un dispositif de soutien financier incitatif (numérisation subventionnée).
Les contenus numériques produits dans ce contexte enrichissent quantitativement et qualitativement :
BnF-Gallica, perçue comme un point d’accès national, à forte visibilité, non seulement aux collections de la BnF, mais aussi à un patrimoine numérique représentatif des bibliothèques et de la culture françaises ;
les bibliothèques numériques et portails des partenaires, qui proposent ainsi une offre de plus en plus riche, à même de satisfaire les usages et attentes des publics ;
la mise en place d’un écosystème vivant de sites de ressources patrimoniales maintenues par des acteurs publics.
Les Axes documentaires (types de documents)
La coopération porte sur la numérisation :
de documents du domaine public ou dont les droits ont été négociés (comme c’est le cas pour plusieurs titres de revues, certaines publications des sociétés savantes et des académies)
des collections d’imprimés des bibliothèques partenaires, de façon à ce que cette action complète l’effort mené par l’établissement pour la numérisation de ses propres collections de livres et de revues et contribue à la mise en ligne d’une part significative du patrimoine imprimé des institutions documentaires françaises ;
de documents en français, dans les langues de France, en latin et en allemand (bibliothèques de l’ancienne Alsace-Moselle).
Sont également lancés, de manière plus exceptionnelle, des programmes de numérisation concertée de documents spécialisés.
Programme national de numérisation et de valorisation concertées des cartes et atlas portulans
Les cartes et atlas portulans, dont la rareté a depuis longtemps suscité l’intérêt des bibliophiles, font l’objet de travaux de recherche au sein de la communauté scientifique.
Ce programme de numérisation et de valorisation concertées regroupant les quelque 650 pièces conservées en France (dont 500 à la BnF) dans un corpus numérique accessible en ligne sur Gallica a permis à ces collections de prendre toute leur place dans la recherche internationale.
Programme national de numérisation et valorisation concertées des cartes et atlas portulans - Journée thématique de la coopération nationale, 17 mars 2011
Pour les bibliothèques partenaires qui souhaitent piloter leur propre prestation de numérisation, elles peuvent bénéficier d’un soutien sous forme de subvention.
Elles doivent alors s’engager à :
assurer préalablement le signalement des collections concernées ;
respecter les normes et standards techniques en vigueur et choisir des formats garantissant une numérisation de qualité et la pérennité des données numériques. Il est demandé au partenaire de numériser en mode image et en mode texte par océrisation, de façon à permettre la recherche au cœur des textes numérisés quand le document s’y prête.
Toute prestation de numérisation qui comprend une étape d’intégration directe des documents dans Gallica bénéficie d’un soutien financier plus important que celle qui vise le seul moissonnage des collections par Gallica.
Soutien financier à la vacation
Dans le cadre d’un projet de coopération numérique de Gallica, un appui financier permettant de renforcer les équipes de manière temporaire est possible. Ce soutien doit permettre de mener à bien et dans les temps contractuels les actions décrites dans le cadre d’une convention de partenariat. Il ne peut s’agir en aucun cas d’un soutien financier à des emplois permanents.
Soutien financier à des prestations d’optimisation et de valorisation numériques
Des prestations liées à un traitement qualitatif des fichiers numériques des partenaires (OCR, OLR, TEI, TdM), peuvent faire l’objet d’un co-financement dès lors qu’elles respectent les référentiels de la BnF.
La numérisation s’effectue en couleurs et en 400 dpi. Les documents numérisés sont ensuite consultables dans Gallica et une copie des fichiers est remise au partenaire, à sa demande.
Le dispositif de numérisation des collections de partenaires sur le marché Imprimés de la BnF en cours est décrit dans ce Guide pratique.
Presse
Dans le cadre du marché de numérisation dédiée à la Presse en cours de lancement, une volumétrie annuelle de 500 000 pages est dédiée aux documents de presse des institutions partenaires de Gallica.
Un guide spécifique à cette filière est en cours d’édition afin d’en présenter les spécificités de traitement.
Documents spécialisés
Des documents spécialisés ou présentant un caractère d’exception (par leurs annotations, leurs particularités d’édition, leur rareté) proposés par des partenaires peuvent être numérisés dans les ateliers internes de la BnF au fil de l’eau selon le calendrier du département de la conservation de la BnF.
L’Espace coopération (extranet) permet aux partenaires de décrire en ligne chaque document qu’ils confient à la BnF afin de permettre la mise en place d’une procédure de traçabilité des ouvrages.
Les établissements documentaires ayant numérisé une partie de leurs collections peuvent intégrer leurs fichiers dans Gallica. Les ressources numériques concernées doivent pouvoir s’inscrire dans les axes documentaires de la bibliothèque numérique de la BnF.
Cette intégration s’effectue par le biais de l’Espace coopération et suppose que les formats de numérisation utilisés par le partenaire soient identiques ou compatibles avec ceux utilisés par la BnF. Cette opération nécessite également le versement des métadonnées décrivant les documents numérisés.
Plus de cent vingt bibliothèques numériques sont d’ores et déjà interopérables avec Gallica. Leurs documents numériques sont ainsi référencés dans Gallica. Seules les métadonnées sont « moissonnées » par la BnF, selon le protocole d’interopérabilité OAI-PMH, au format Dublin Core simple. La consultation des documents s’effectue dans la bibliothèque numérique des partenaires. Ceux-ci bénéficient ainsi, pour leurs collections numériques, d’une forte visibilité, comme l’attestent les 45 000 visites quotidiennes des Gallicanautes.
Le Guide d’interopérabilité OAI-PMH pour un référencement des documents numériques dans Gallica est disponible à l’URL : https://www.bnf.fr/sites/default/files/2019-02/Guide_oaipmh.pdf
L’Espace coopération (extranet) permet au partenaire de paramétrer cette interopérabilité (par exemple, en déclarant les « sets » que Gallica doit moissonner).
Forte du résultat des années et moyens investis dans la création et l’évolution de sa bibliothèque numérique Gallica, la BnF a souhaité mutualiser les moyens qui ont été alloués au développement de celle-ci et faire ainsi bénéficier ses partenaires de son savoir-faire, en proposant une offre de bibliothèque numérique en marque blanche.
Ce dispositif de coopération numérique innovant, reposant sur le partage de l’infrastructure de Gallica, robuste et évolutive, s’adresse aux bibliothèques qui disposent de ressources numériques non en ligne et qui souhaitent les diffuser. Il permet également d’enrichir les collections numériques nationales en intégrant dans Gallica des ressources numérisées par les autres bibliothèques françaises.
Formulaire de description de votre collection
Vous êtes intéressé par la réalisation d’une bibliothèque numérique en marque blanche avec la BnF ?
Merci de remplir ce formulaire de description de votre collection numérisée (ou non) qui sera une aide précieuse pour en discuter avec vous.
L’Espace coopération est une interface de travail sous la forme d’un extranet. Il s’agit d’un espace à accès restreint dans lequel les bibliothèques partenaires peuvent interagir directement sur certains aspects techniques (interopérabilité OAI-PMH, marché BnF de dématérialisation des imprimés). Cet espace donne également accès à des documents de référence et des supports de formation.
Modalités administratives et financières de la coopération numérique
Chaque subvention accordée l’est dans le cadre suivant : un projet documentaire, technique et scientifique validé par la BnF grâce à la présentation d’un dossier de candidature par le partenaire.
Ce projet est encadré par une convention spécifique. Cette convention peut conduire au versement d’une subvention à un partenaire spécifique, pour une durée limitée et sous condition que les actions souhaitées soient réalisées.
Une action non réalisée et/ou une subvention non consommée dans les délais impartis et stipulés dans une convention autorise la BnF à demander des justifications et un reversement de la somme non-consommée. A titre d’exception, la BnF peut accepter un report de la subvention d’une année sur l’autre. Cette mesure doit rester exceptionnelle afin de ne pas alourdir le circuit administratif et de ne pas affaiblir, par sa répétition, les engagements initiaux qui ont été pris.
Un projet commencé doit être clôturé à la date de fin de la durée d’un conventionnement quel qu’il soit. Les sommes impliquées dans ce cadre doivent être totalement justifiées si elles ont été dépensées dans le respect des actions décrites dans la convention ou restituées dans le cadre d’une non-consommation. Ce n’est qu’à cette condition que d’autres projets peuvent faire l’objet avec le même partenaire d’attribution de subvention.
La définition d’un pôle associé repose sur trois critères :
La coopération de ce partenaire avec la BnF est pour une durée de 5 ans ;
La coopération est de portée nationale et vise la réalisation de projets à long-terme ou moyen-terme ;
La composition du pôle associé est variable : soit le pôle représente une seule institution, soit il fédère plusieurs institutions.
Un partenaire désigne une institution qui propose la coréalisation sur un temps court d’une action de coopération qui n’a pas vocation à être dupliquée ou complétée à l’avenir.
Les conventions concernant Gallica se définissent selon leur durée et leurs objectifs.
Une convention de pôle associé est une convention de cadrage qui permet de présenter l’ensemble des actions de coopération possibles entre la BnF et ce type de partenaires sur les 5 années à venir. Elle coexiste éventuellement avec des conventions de dispositifs ou/et des conventions Gallica marque blanche.
les modes de conventionnement
type de convention
durée
objectifs
précisions
Convention de pôle associé
(un ou plusieurs signataires)
5 ans
Numérisation
Valorisation
Médiation
Signalement
Cette convention peut entraîner des décisions d’attribution financière.
Convention documentaire et numérique
de 1 an à 18 mois en moyenne
Numérisation
Valorisation
Médiation
Signalement
Le modèle perdure. Cette convention peut porter subvention.
Convention par dispositif
de 1 à 18 mois
Intégration de fichiers
Intégration de documents patrimoniaux dans les chaînes de numérisation de la BnF
Action de médiation numérique dans Gallica
Ces conventions peuvent éventuellement accorder une subvention et concerne des spécifications juridiques propres au dispositif de coopération choisi.
Convention «Gallica marque blanche»
de 3 à 5 ans
«Gallica marque blanche»
Seule convention qui entraîne une facturation de la part de la BnF.
Le dossier de candidature permet de de définir la liste des tâches à mener pour sa bonne réalisation. Ainsi, avant tout conventionnement, l’analyse et la validation de ce document préparatoire sont indispensables. L’absence de dossier de candidature complété et non transmis aux référents de Gallica conduit au non-traitement du dossier par la BnF.
Pour certains projets, définir et attribuer les ressources se fait grâce à l’évaluation prévisionnelle des coûts liés au projet (devis, nombre de jour/homme lié au projet, etc.) ; ces pièces annexes au dossier de candidature doivent figurer.
L’absence de production de tout élément justificatif ou la non-réalisation des actions bloquent tout conventionnement ultérieur (ceci est d’ailleurs précisé dans les modèles de conventions utilisés).
Un projet est clôturé administrativement lorsque :
la convention est caduque,
les justificatifs du partenaire sont validés par la BnF,
le reversement des subventions non consommées est réalisé par le partenaire,
un certificat administratif acte du service fait est édité par la BnF.
Si un report de la subvention non consommée est accordé par la BnF, le dossier n’est pas clôturé et nécessite des documents complémentaires tels que des avenants par exemple.
Trois documents sont édités pour clôturer un projet :
le rapport d’activité : il est le pendant du dossier de candidature. Il fait état du bilan des actions qui ont été décrites dans le dossier de candidature annuel et qui est encadré par une convention. Ce rapport est obligatoire et est systématiquement associé au justificatif de dépense.
les justificatifs de la dépense : la BnF fournit un modèle type de tableau qui permet de lister selon des lignes budgétaires prédéfinies (personnel, numérisation, signalement, etc.) les dépenses réalisées par le partenaire sur ses fonds propres et en utilisant les subventions de la BnF. Il doit s’accompagner de documents de référence (factures, contrats d’emplois etc.) permettant de justifier la demande. Il précise les éventuels reliquats faisant l’objet soit d’une demande de report soit d’un titre de reversement.
le titre de reversement : il est édité par l’agence comptable et est le document qui rend obligatoire le remboursement des sommes non dépensées dans le cadre des délais et des actions décrits dans les conventions émises. Un remboursement non acquitté par le partenaire entraînera des poursuites pénales.
Accompagnement des actions de coopération numérique
Afin de faciliter la mise en œuvre des actions de coopération citées supra, la BnF à travers les actions du département de la Coopération propose un accompagnement sous la forme de suivi de projet, de partage d’expertise, de mise à disposition de référentiels et de modèles de cahier des charges, etc.
Des séances de formation pratique sont organisées à la BnF spécifiquement pour les membres du réseau de coopération, dans le domaine du signalement comme dans celui de la coopération numérique. Cette offre de formation est évolutive, afin de mieux répondre aux attentes et de s’adapter aux nouveaux environnements technologiques.
En outre, des places sont ouvertes aux bibliothèques partenaires de la BnF dans certaines formations internes et visites de collections.
Diffusion des avis de formation
Nous vous informons que les offres de stages/formations/visites à destination des partenaires du réseau de Coopération de la BnF sont diffusées exclusivement via la liste de diffusion de la Coopération (cooperation@bnf.fr).
La liste de diffusion cooperation@bnf.fr a pour objectif de faciliter les échanges et la circulation des informations au sein du réseau de coopération de la BnF. Elle est ouverte à tous, sur inscription.
Des journées d’études et des événements professionnels sont régulièrement organisés, avec la mise en ligne des actes.
Concernant Gallica, les pages de présentation des partenaires (PPP) décrivent les bibliothèques et leurs fonds numérisés dans Gallica. Ces fiches font actuellement l’objet d’une mise à jour.
L’Espace coopération est une interface de travail sous la forme d’un extranet. Il s’agit d’un espace à accès restreint dans lequel les bibliothèques partenaires peuvent interagir directement sur certains aspects techniques (interopérabilité OAI-PMH, marché BnF de dématérialisation des imprimés). Cet espace donne également accès à des documents de référence et des supports de formation.
Gallica, qu’est-ce que c’est ?
Lancée en 1997, Gallica est la bibliothèque numérique de la BnF et de ses partenaires.
Avec à ce jour 8 millions de documents accessibles gratuitement en ligne, Gallica est l’une des bibliothèques numériques les plus foisonnantes au monde : elle est non seulement la bibliothèque numérique de la BnF présentant une partie de ses collections, mais aussi la plateforme de diffusion des collections de près de 400 partenaires (bibliothèques, centres de recherche, sociétés savantes).
Visuel pour les 8 millions de documents dans Gallica – Grand - BnF
Gallica est au cœur de la politique numérique de la BnF.
Livres, presse et revues, mais aussi manuscrits, images, cartes, partitions, enregistrements sonores, vidéos et objets – certains numérisés en 3D - y sont librement consultables.
Afin de favoriser l’accessibilité et les usages de ces collections, la BnF développe les dispositifs de médiation au sein même de Gallica. Via la rubrique « Gallica vous conseille », le blog ou les réseaux sociaux, ce sont des milliers d’articles, qui permettent d’éclairer, de classer et de mieux comprendre les documents mis en ligne. Chercheurs, étudiants, enseignants, créateurs, journalistes, geeks, bibliophiles, amateurs d’arts, de littérature ou de généalogie, viennent ainsi pour leurs recherches comme pour leurs loisirs. Ce sont tous ces utilisateurs, en France comme à l’étranger qui animent la collection de Gallica. Car la bibliothèque numérique n’est jamais aussi vivante que lorsque les publics s’en emparent et lui inventent de nouveaux usages.
Gallica s’inscrit dans une politique ambitieuse et plurielle de diffusion et de médiation numérique. La numérisation est un levier essentiel de l’accessibilité aux documents patrimoniaux. Expositions virtuelles (expositions.bnf.fr), dossiers pédagogiques (classes.bnf.fr), applications, notamment à destination du jeune public (Fabricabrac, Gallicadabra, BDnF) ou encore portails et bibliothèques numériques thématiques développés dans le cadre d’action de coopération sont autant d’outils que développe la BnF au service de la diffusion de son patrimoine.
Gallica s’ouvre à l’enrichissement participatif et développe le projet Gallicarte pour permettre une géolocalisation des recherches effectuées dans la bibliothèque numérique. L’algorithme, qui a permis de géolocaliser 180 000 cartes et images, est désormais déployé.
Un outil participatif, L’Arpenteur, est mis en ligne simultanément : il permet aux Gallicanautes de préciser, en temps réel, la position de documents mal ou non géolocalisés.
La BnF travaille actuelllement sur la fouille d’images faisant appel à l’intelligence artificielle, notamment pour valoriser la richesse iconographique de Gallica et faciliter la recherche ciblée d’images dans l’ensemble des 6 millions de documents en ligne.
Une vidéo pour tout savoir (ou presque) sur Gallica en moins de 2 minutes
Gallica, la bibliothèque numérique de la BnF et de ses partenairesBnFDurée : 3 min 19 s
Sophie Bertrand et Aline Girard. Bulletin des bibliothèques de France (BBF), 2016, n° 9, p. 48-59. ISSN 1292-8399. Gallica n’est pas simplement une interface de mise à disposition de documents patrimoniaux, mais l’une des matérialisations complexes d’une politique de diffusion et de conservation du patrimoine menée par une institution nationale.
Comment la BnF constitue-t-elle et diffuse-t-elle ses collections numériques ? Quelle place les données occupent-elles dans ses activités et dans sa stratégie ? Où en est-elle dans le domaine de l’intelligence artificielle ? Quels sont ses autres champs d’innovation dans le domaine du numérique ? Comment exerce-t-elle sa responsabilité numérique ? Le schéma numérique de la BnF propose une vision panoramique et complète de la vie numérique de la BnF. Il donne à comprendre la transformation numérique de ses services, de ses métiers et de son organisation.
Dans le cadre du Conseil national du Livre, la BnF a piloté un groupe « Programmes de numérisation : recensement et concertation » chargé d’élaborer un « Schéma numérique pour les Bibliothèques ». Ce dernier vise à mettre en œuvre les conditions d’une programmation raisonnée des initiatives de numérisation, de manière à éviter les risques de dispersion des ressources publiques et les redondances documentaires. L’opération de numérisation constitue le cœur de tout projet numérique et non pas la finalité. L’intérêt d’un tel projet, dans une optique coopérative, réside en amont dans la sélection conjointe des documents à numériser, mais aussi dans les multiples actions de valorisation en aval (mise en ligne, référencement croisé des collections numérisées via le protocole OAI-PMH, accompagnement éditorial, rédaction d’articles, diffusion auprès des chercheurs…). Pour tout projet numérique, la démarche concertée a un effet démultiplicateur en termes de visibilité, d’usages, de mutualisation des ressources.
Ce rapport présente un état des lieux complet des programmes de numérisation concertée de livres et revues et rassemble les informations disponibles sur les objectifs, l’historique et la conduite des différents programmes.
