Gallica et les différents dispositifs

Imprimés

La numérisation s’effectue en couleurs et en 400 dpi. Les documents numérisés sont ensuite consultables dans Gallica et une copie des fichiers est remise au partenaire, à sa demande.
Le dispositif de numérisation des collections de partenaires sur le marché Imprimés de la BnF en cours est décrit dans ce Guide pratique.

Presse

Dans le cadre du marché de numérisation dédiée à la Presse en cours de lancement, une volumétrie annuelle de 500 000 pages est dédiée aux documents de presse des institutions partenaires de Gallica.
Un guide spécifique à cette filière est en cours d’édition afin d’en présenter les spécificités de traitement.

Documents spécialisés

Des documents spécialisés ou présentant un caractère d’exception (par leurs annotations, leurs particularités d’édition, leur rareté) proposés par des partenaires peuvent être numérisés dans les ateliers internes de la BnF au fil de l’eau selon le calendrier du département de la conservation de la BnF.

L’Espace coopération (extranet) permet aux partenaires de décrire en ligne chaque document qu’ils confient à la BnF afin de permettre la mise en place d’une procédure de traçabilité des ouvrages.

Les établissements documentaires ayant numérisé une partie de leurs collections peuvent intégrer leurs fichiers dans Gallica. Les ressources numériques concernées doivent pouvoir s’inscrire dans les axes documentaires de la bibliothèque numérique de la BnF.

Cette intégration s’effectue par le biais de l’Espace coopération et suppose que les formats de numérisation utilisés par le partenaire soient identiques ou compatibles avec ceux utilisés par la BnF. Cette opération nécessite également le versement des métadonnées décrivant les documents numérisés.

Plus de cent vingt bibliothèques numériques sont d’ores et déjà interopérables avec Gallica. Leurs documents numériques sont ainsi référencés dans Gallica. Seules les métadonnées sont « moissonnées » par la BnF, selon le protocole d’interopérabilité OAI-PMH, au format Dublin Core simple. La consultation des documents s’effectue dans la bibliothèque numérique des partenaires. Ceux-ci bénéficient ainsi, pour leurs collections numériques, d’une forte visibilité, comme l’attestent les 45 000 visites quotidiennes des Gallicanautes.

Le Guide d’interopérabilité OAI-PMH pour un référencement des documents numériques dans Gallica est disponible à l’URL : https://www.bnf.fr/sites/default/files/2019-02/Guide_oaipmh.pdf

L’Espace coopération (extranet) permet au partenaire de paramétrer cette interopérabilité (par exemple, en déclarant les « sets » que Gallica doit moissonner).

Forte du résultat des années et moyens investis dans la création et l’évolution de sa bibliothèque numérique Gallica, la BnF a souhaité mutualiser les moyens qui ont été alloués au développement de celle-ci et faire ainsi bénéficier ses partenaires de son savoir-faire, en proposant une offre de bibliothèque numérique en marque blanche.
Ce dispositif de coopération numérique innovant, reposant sur le partage de l’infrastructure de Gallica, robuste et évolutive, s’adresse aux bibliothèques qui disposent de ressources numériques non en ligne et qui souhaitent les diffuser. Il permet également d’enrichir les collections numériques nationales en intégrant dans Gallica des ressources numérisées par les autres bibliothèques françaises.

Chaque subvention accordée l’est dans le cadre suivant : un projet documentaire, technique et scientifique validé par la BnF grâce à la présentation d’un dossier de candidature par le partenaire.

Ce projet est encadré par une convention spécifique. Cette convention peut conduire au versement d’une subvention à un partenaire spécifique, pour une durée limitée et sous condition que les actions souhaitées soient réalisées.

Une action non réalisée et/ou une subvention non consommée dans les délais impartis et stipulés dans une convention autorise la BnF à demander des justifications et un reversement de la somme non-consommée. A titre d’exception, la BnF peut accepter un report de la subvention d’une année sur l’autre. Cette mesure doit rester exceptionnelle afin de ne pas alourdir le circuit administratif et de ne pas affaiblir, par sa répétition, les engagements initiaux qui ont été pris.

Un projet commencé doit être clôturé à la date de fin de la durée d’un conventionnement quel qu’il soit. Les sommes impliquées dans ce cadre doivent être totalement justifiées si elles ont été dépensées dans le respect des actions décrites dans la convention ou restituées dans le cadre d’une non-consommation. Ce n’est qu’à cette condition que d’autres projets peuvent faire l’objet avec le même partenaire d’attribution de subvention.

La définition d’un pôle associé repose sur trois critères :

• La coopération de ce partenaire avec la BnF est pour une durée de 5 ans ;
• La coopération est de portée nationale et vise la réalisation de projets à long-terme ou moyen-terme ;
• La composition du pôle associé est variable : soit le pôle représente une seule institution, soit il fédère plusieurs institutions.

Un partenaire désigne une institution qui propose la coréalisation sur un temps court d’une action de coopération qui n’a pas vocation à être dupliquée ou complétée à l’avenir.

Les conventions concernant Gallica se définissent selon leur durée et leurs objectifs.
Une convention de pôle associé est une convention de cadrage qui permet de présenter l’ensemble des actions de coopération possibles entre la BnF et ce type de partenaires sur les 5 années à venir. Elle coexiste éventuellement avec des conventions de dispositifs ou/et des conventions Gallica marque blanche.

Le dossier de candidature permet de de définir la liste des tâches à mener pour sa bonne réalisation. Ainsi, avant tout conventionnement, l’analyse et la validation de ce document préparatoire sont indispensables. L’absence de dossier de candidature complété et non transmis aux référents de Gallica conduit au non-traitement du dossier par la BnF.
Pour certains projets, définir et attribuer les ressources se fait grâce à l’évaluation prévisionnelle des coûts liés au projet (devis, nombre de jour/homme lié au projet, etc.) ; ces pièces annexes au dossier de candidature doivent figurer.
L’absence de production de tout élément justificatif ou la non-réalisation des actions bloquent tout conventionnement ultérieur (ceci est d’ailleurs précisé dans les modèles de conventions utilisés).

Un projet est clôturé administrativement lorsque :

• la convention est caduque,
• les justificatifs du partenaire sont validés par la BnF,
• le reversement des subventions non consommées est réalisé par le partenaire,
• un certificat administratif acte du service fait est édité par la BnF.

Si un report de la subvention non consommée est accordé par la BnF, le dossier n’est pas clôturé et nécessite des documents complémentaires tels que des avenants par exemple.

Trois documents sont édités pour clôturer un projet :

• le rapport d’activité : il est le pendant du dossier de candidature. Il fait état du bilan des actions qui ont été décrites dans le dossier de candidature annuel et qui est encadré par une convention. Ce rapport est obligatoire et est systématiquement associé au justificatif de dépense.
• les justificatifs de la dépense : la BnF fournit un modèle type de tableau qui permet de lister selon des lignes budgétaires prédéfinies (personnel, numérisation, signalement, etc.) les dépenses réalisées par le partenaire sur ses fonds propres et en utilisant les subventions de la BnF. Il doit s’accompagner de documents de référence (factures, contrats d’emplois etc.) permettant de justifier la demande. Il précise les éventuels reliquats faisant l’objet soit d’une demande de report soit d’un titre de reversement.
• le titre de reversement : il est édité par l’agence comptable et est le document qui rend obligatoire le remboursement des sommes non dépensées dans le cadre des délais et des actions décrits dans les conventions émises. Un remboursement non acquitté par le partenaire entraînera des poursuites pénales.

Des séances de formation pratique sont organisées à la BnF spécifiquement pour les membres du réseau de coopération, dans le domaine du signalement comme dans celui de la coopération numérique. Cette offre de formation est évolutive, afin de mieux répondre aux attentes et de s’adapter aux nouveaux environnements technologiques.

En outre, des places sont ouvertes aux bibliothèques partenaires de la BnF dans certaines formations internes et visites de collections.

Diffusion des avis de formation

Nous vous informons que les offres de stages/formations/visites à destination des partenaires du réseau de Coopération de la BnF sont diffusées exclusivement via la liste de diffusion de la Coopération (cooperation@bnf.fr).

La liste de diffusion cooperation@bnf.fr a pour objectif de faciliter les échanges et la circulation des informations au sein du réseau de coopération de la BnF. Elle est ouverte à tous, sur inscription.

Des journées d’études et des événements professionnels sont régulièrement organisés, avec la mise en ligne des actes.

Concernant Gallica, les pages de présentation des partenaires (PPP) décrivent les bibliothèques et leurs fonds numérisés dans Gallica. Ces fiches font actuellement l’objet d’une mise à jour.

L’Espace coopération est une interface de travail sous la forme d’un extranet. Il s’agit d’un espace à accès restreint dans lequel les bibliothèques partenaires peuvent interagir directement sur certains aspects techniques (interopérabilité OAI-PMH, marché BnF de dématérialisation des imprimés). Cet espace donne également accès à des documents de référence et des supports de formation.