EAD : Encoded Archival Description
Présentation du format
Ce format a été développé dans les années 1990 à l’initiative de la bibliothèque de l’Université Berkeley avec pour objectifs:
- de développer un modèle permettant de traiter les instruments de recherche existants, dans leur diversité de forme et de structure ;
- de restituer l’organisation hiérarchisée des instruments de recherche (reflet de la structure des fonds décrits) et les interrelations entre les composants ;
- de conserver le principe d’héritage des informations entre les niveaux (sauf mention contraire, une information relative à un niveau supérieur s’applique également aux niveaux qui lui sont subordonnés).
- la structure générale du modèle reste proche de celle des documents imprimés ;
- les règles d’utilisation sont peu contraignantes, afin de pouvoir être adaptées à des contextes divers ;
- le modèle combine des éléments de description structurée et des éléments d’encodage de texte.
L’EAD est également et de plus en plus utilisé pour produire les instruments de recherche en XML.
Les utilisateurs de l’EAD ont à leur disposition une DTD (solution presque exclusivement utilisée en France) et un schéma XML, dans une version qui date de 2002.
Ce format respecte les principes définis par la norme internationale éditée par le Conseil international des archives en 2000 : ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique.
Le document XML construit selon le modèle EAD comprend :
- des éléments d’identification et d’informations relatifs à l’instrument de recherche lui-même : contexte de création de l’instrument de recherche, mentions de responsabilité intellectuelle, informations administratives, techniques et de gestion ;
- des éléments d’identification et de description du fonds ou de la collection : identifiant, localisation, producteur et contexte de production, caractéristiques matérielles, contenu et organisation, modalités d’accès ;
- des éléments de description de chacun des composants et sous-composants ;
- des éléments d’informations complémentaires : documents en relation, références bibliographiques ;
- des éléments d’indexation.
Ses atouts
Ce format permet, au-delà de la description générale d’un fonds ou d’une collection, de construire une description hiérarchisée restituant précisément l’imbrication des composants et sous-composants, ce qui n’est pas possible avec les formats MARC.
Les modèles MARC et EAD peuvent néanmoins être associés : une description générale des fonds ou collections dans un format MARC (ce qui permet de les intégrer à un catalogue construit dans ce format) complétée par une description plus précise au format EAD.
C’est ce que propose La Bibliothèque du Congrès dans son catalogue : une description des fonds d’archives avec un lien vers l’instrument de recherche vers par exemple le fonds Henry Putney Beers.
L’EAD facilite l’intégration des données dans des portails et catalogues collectifs.
L’EAD en France
Aujourd’hui, l’EAD est devenu un format de catalogage courant pour la description des fonds d’archives et des manuscrits, aussi bien dans les services d’archives que dans les bibliothèques.
Il a été utilisé pour la rétroconversion du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France. Il est désormais le format utilisé par le CCFr manuscrits pour les bibliothèques publiques, et par le réseau Calames pour les bibliothèques universitaires.
À la Bibliothèque nationale de France
L’EAD est utilisé pour la description des manuscrits (manuscrits isolés et fonds ou collections) des fonds d’archives privés et recueils conservés par les départements des Manuscrits, des Arts du spectacle, de la Musique, de l’Audiovisuel, la bibliothèque de l’Arsenal, la Réserve des livres rares, et les archives administratives de la BnF. Ces fonds sont consultables sur le catalogue BnF archives et manuscrits.Le Guide pratique du catalogueur de la BnF présente une sous-rubrique Instruments de recherche en EAD, créée début 2014 pour accueillir un Manuel de catalogage des manuscrits médiévaux à la BnF; il récapitule les pratiques du département des Manuscrits en les adaptant au formalisme de l’EAD et aux règles du Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque. Cette sous-rubrique a vocation à s’enrichir progressivement.
Le Guide des bonnes pratiques de l’EAD dans les bibliothèques françaises
Afin de donner un cadre général à l’application de l’EAD dans les bibliothèques françaises, un Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque a été rédigé.
Il est consultable librement et gratuitement.
Ce guide a été rédigé par un groupe national de travail, piloté par la Direction du livre et de la lecture (devenue le Service du livre et de la lecture depuis le 13 janvier 2010) et composé de représentants de la BnF, du CCFr, des bibliothèques de lecture publique et du réseau Calames.
Consulter : Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque
Par ailleurs, DeMArch est une recommandation élaborée par un groupe de travail réuni sous l’égide de l’AFNOR qui définit les règles relatives à la description des manuscrits et fonds d’archives modernes et contemporains en bibliothèque.
Perspectives de l’EAD
L’EAD a été mis à jour au niveau international. Un schéma XML a été publié en 2015 sous le nom «EAD3». Néanmoins, les conditions de son application en France restent à déterminer. Il faut donc pour l’instant continuer à utiliser la version 2002 de l’EAD.
