Signaler ses manuscrits et archives dans le CGM

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À qui s’adresse ce mode d’emploi ?

Je suis un établissement français :

  • Bibliothèques municipales
  • Grandes institutions
  • Agences de coopération
  • Bibliothèques de musées
  • Archives (partie « bibliothèque »)
  • Autres institutions

Je possède des manuscrits et fonds d’archives accessibles au public et je souhaite les signaler dans le Catalogue Général des Manuscrits (CGM) du Catalogue collectif de France (CCFr).

 

Je suis un établissement de l’Enseignement supérieur,
j’ai donc vocation à travailler au sein du réseau Calames, animé par l’ABES.

 


Je fais un état des lieux de mes collections et un bilan de mes besoins.

Avant d’entamer tout signalement, je dois réaliser un récolement de mes collections.

Il est important également de savoir sur quelles ressources humaines je vais pouvoir m’appuyer. Un bilan des compétences doit être réalisé auprès de chaque personne afin de m’assurer de leur niveau de connaissances pour traiter physiquement les collections et les signaler. Des formations à l’archivistique et au format EAD (Encoded Archival Description, format de description d’archives utilisé au sein du CGM) devront être envisagées.

 

EAD : Encoded Archival Description


Je vérifie que mes documents sont signalés dans le CGM.

À partir de ce récolement, je vérifie que ces documents sont signalés dans le CGM et que leurs descriptions bibliographiques sont à jour.
Pour cela, je dois interroger les « bases Manuscrits et Archives » du CCFr, en sélectionnant uniquement le CGM.

Capture d’écran de la recherche dans les «bases Manuscrits et Archives» du CCFr, en sélectionnant le CGM.

Stratégie de signalement.

Mes documents ne sont pas signalés dans le CGM et/ou mes descriptions bibliographiques nécessitent une mise à jour, alors je dresse un plan de signalement (ordre de priorité de traitement de mes documents).


Ma notice d'établissement est-elle présente dans le Répertoire (CCFr) ?

Pour signaler mes documents dans le CGM, il est nécessaire que mon établissement soit présent dans le Répertoire afin de fournir ses informations pratiques et des renseignements sur mes collections.

Je consulte le Répertoire du CCFr, en faisant une recherche ciblée « Bibliothèques » et je constate que :

  1. Ma notice d’établissement est présente avec toutes les informations à jour.
  2. Ma notice d’établissement est présente mais nécessite des mises à jour ; je contacte repertoireccfr@bnf.fr.
  3. Ma notice d’établissement n’est pas présente ; je dois en demander la création à repertoireccfr@bnf.fr … je pourrai la compléter moi-même par la suite.


Contact : repertoireccfr@bnf.fr.

Le Répertoire du CCFr
Le Répertoire est un outil collaboratif.
Le CCFr offre aux professionnels un accès en ligne à leurs notices (institution ou fonds) afin qu’ils puissent les mettre à jour et les enrichir de manière autonome.
Des mementos sont disponibles en ligne et des formations peuvent être organisées dans le cadre de conventions de coopération.
Pour les bibliothèques de l’enseignement supérieur, des mises à jour sont également faite par chargement de données en provenance de l’ABES.
 
Les données du Répertoire sont placées sous Licence Ouverte. Elles sont donc réutilisables librement et gratuitement sous réserve d’en mentionner la source. Le CCFr propose plusieurs solutions pour accéder à ses données et pour les récupérer.

 


Je dois traiter mon fonds.

Mon fonds d’archives ou ma collection de manuscrits n’a jamais été signalé ; je dois procéder à son classement.
Cette opération consiste à mettre en ordre physiquement et intellectuellement les documents. Selon les principes de respect de l’intégrité des fonds, je dois identifier des unités de description et ainsi établir un ordre de classement (chronologique, thématique …).
Au cours de cette étape, je serai amené à des recherches sur le contexte de production, les provenances… ceci me permettant d’enrichir mes descriptions. Une fois mes documents classés, ils doivent se voir attribuer une cote afin de les identifier et de les communiquer plus facilement.

Rappel : l’étape de classement est nécessaire et doit impérativement précéder les opérations de signalement car elle permet d’acquérir une expertise sur les documents et une vision globale nécessaire pour établir la structure du signalement.

Contact : manuscritsccfr@bnf.fr

 

Rappel
L’étape de classement est nécessaire et doit impérativement précéder les opérations de signalement car elle permet d’acquérir une expertise sur les documents et une vision globale nécessaire pour établir la structure du signalement.

Existe-t-il des notices de mes fonds dans le Répertoire (CCFr) ?

Le signalement commence à proprement parler par une notice de fonds accessible dans le Répertoire du CCFr. Cette notice est associée à la fiche de mon établissement dont dépend le fonds ou la collection. Une fois la notice créée, je peux l’enrichir de toutes les informations que je jugerai nécessaires à la compréhension des documents.  

  1. Mon fonds est présent dans le Répertoire.
  2. Mon fonds est présent dans le Répertoire mais nécessite des mises à jour ; je contacte repertoireccfr@bnf.fr.
  3. Mon fonds n’est pas présent dans le Répertoire et je dois créer sa notice de fonds ; je contacte repertoireccfr@bnf.fr.

 

Contact : repertoireccfr@bnf.fr.


Je catalogue dans TAPIR.

À ce stade, j’ai vérifié la présence de description de mes documents dans le CGM et l’exactitude des informations (voir Étape 3). J’ai classé et inventorié mes fonds ou collections, je peux maintenant les décrire dans le CGM via l’outil de saisi proposé par le CCFr : TAPIR (Traitement Automatisé pour la Production d’Instruments de Recherche).

N’hésitez pas à contacter Marie Guyot, coordinatrice du programme national de signalement des manuscrits : manuscritsccfr@bnf.fr.

Qu’est-ce que TAPIR ?
N’hésitez pas à contacter : tapirccfr@bnf.fr.


Comment puis-je avoir accès à TAPIR ?
Pour qu’un accès à l’outil TAPIR me soit accordé, je dois suivre la formation proposée par le CCFr : « Signaler ses manuscrits et archives en EAD dans le CGM : atelier TAPIR » (lien sur page Formations-Coopération – TAPIR). A l’issue de la formation, je serai inscrit à TAPIR, avec l’attribution d’un identifiant et d’un mot de passe, et je pourrai librement alimenter et enrichir le CGM.

La mise en ligne dans le CGM
Une fois les inventaires de mes fonds ou collections saisis dans l’outil TAPIR, je peux les publier dans le CGM.


J’interroge le CGM via les "bases Manuscrits et archives" du CCFr.

Mes inventaires sont en ligne, accessibles par tous sur le site du CCFr et interrogeables via le formulaire de recherche des « bases Manuscrits et archives » du CCFr qui interroge simultanément :

  • le CGM (Catalogue général des manuscrits)
  • BAM (BnF – Archives et manuscrits)
  • Palme
  • Calames

Il est possible de limiter la recherche au CGM.

Contacts : manuscritsccfr@bnf.fr, ccfrwebmaster@bnf.fr.

comment Exporter les données du CGM ?
Le CCFr propose de récupérer les données du CGM grâce au picto «Exporter»  

 qui se situe : 

  • au niveau de la liste de résultats ,
  • dans un inventaire de recherche.

Les données du Catalogue général des manuscrits (CGM) sont placées sous Licence Ouverte. Elles sont donc réutilisables librement et gratuitement sous réserve d’en mentionner la source.