La gestion des collections pendant le confinement

La fermeture soudaine de l’établissement a contraint à s’adapter pour continuer d’assurer les missions d’enrichissement et de conservation des collections.

 

Périodiques en attente de traitement – Dépôt légal © Béatrice Lucchese / BnF

La gestion du dépôt légal

Le dépôt légal assure l’accroissement des collections de la Bibliothèque au jour le jour avec en moyenne 500 livres et 800 journaux, magazines ou revues qui arrivent quotidiennement à la BnF et auxquels s’ajoutent tous les autres types de documents soumis au dépôt légal (musique imprimée, documents cartographiques et audiovisuels, etc.). Faute de pouvoir traiter ces flux, la BnF a lancé une campagne de communication afin d’informer les éditeurs sur la nécessité de suspendre l’envoi de leurs publications. Cette information a été diffusée dès le 16 mars sur le site institutionnel, puis relayée par courriel auprès de 65 000 déposants de livres et de périodiques imprimés. De mars à mai, les équipes ont continué de répondre à distance, depuis leur domicile, aux questions quotidiennes posées par courriels par les éditeurs et déposants. Ces derniers ont manifesté leur inquiétude sur des documents qu’ils avaient expédiés à la BnF en mars, juste avant le confinement. De nombreux éditeurs ont aussi questionné les services du dépôt légal au sujet de livres partis chez l’imprimeur avec une mention de dépôt légal en avril : les services leur ont confirmé l’autorisation de les diffuser malgré ce dépôt légal « différé ». D’autres déposants enfin voulaient être sûrs de pouvoir, pendant ce confinement, utiliser le service de déclaration en ligne. Entre les mois d’avril et mai, l’Extranet du dépôt légal a ainsi enregistré plus de 5 000 déclarations de dépôts prévisionnels et 500 ouvertures de nouveaux comptes d’éditeurs.

Au début du mois de mai, alors que se précisait la perspective du déconfinement, les services du dépôt légal ont finalisé leur plan de reprise de l’activité, programmant à partir du 25 mai un retour progressif des équipes sur site, et le lancement de nouvelles opérations de communication auprès des déposants. Les gestionnaires des services d’entrées ont progressivement réintégré leurs postes de travail, suivis des catalogueurs des services de la Bibliographie. Pour la filière périodiques, la reprise du dépôt légal a consisté à accomplir en quelques jours la réception et le stockage temporaire des 90 000 fascicules édités entre les mois de mars et mai, massivement livrés par La Poste à la BnF presqu’en une seule fois, et à les intégrer sans tarder au traitement redevenu courant. Début août, la filière des périodiques avait réussi à résorber le traitement rétrospectif des publications « du confinement », tandis que les arrivées de livres se faisaient croissantes, de 5 049 livres enregistrés en août à 7 585 en septembre.

Les conséquences de la crise sanitaire sur le dépôt légal perdurent sur le reste de l’année 2020 et au-delà. Pour la filière des livres, le rattrapage de l’enregistrement des dépôts a été achevé début 2021 mais le nombre de documents en attente de catalogage a atteint un niveau inédit. Suite au confinement de l’automne, les services de la Bibliographie ont commencé d’expérimenter un catalogage à distance pour une partie des livres pour lesquels le catalogage « livres en main » n’est pas indispensable. Le déploiement continu d’équipements de travail à distance pour cette expérimentation, sa probable pérennisation, la mobilisation des équipes et l’apport de renforts temporaires pour le traitement des stocks sont autant de réponses aux difficultés que la crise sanitaire fait peser sur les circuits du dépôt légal.

En parallèle, le dépôt légal numérique a poursuivi sans aucune interruption l’entièreté de sa mission, mettant à profit la possibilité de télétravailler pour les personnels en charge des tâches de la chaîne d’entrée et le suivi des projets en cours. Progressivement équipée pour travailler à distance, l’équipe a pu ainsi préparer la collecte large tout en poursuivant les collectes ciblées. La collecte liée aux élections municipales de 2020, dont les deux tours ont été exceptionnellement espacés de plusieurs mois, a pu être menée à bien en lien avec le réseau des collaborateurs internes et externes (bibliothèques de dépôt légal imprimeur). Enfin, la BnF a constitué une collection d’archives de l’internet sur la pandémie de Covid-19 dans tous ses aspects, du confinement aux questions sociales, scientifiques, géopolitiques, etc.

La conservation et la surveillance des collections

Plusieurs dispositifs ont permis d’assurer un suivi des conditions de conservation, notamment avec l’aide de relevés de surveillance climatique à distance, déjà en place depuis 2019. Pour s’assurer du maintien des bonnes conditions de conservation des collections, des rondes régulières ont également rapidement été mises en place sur les cinq sites de la BnF qui abritent des collections (François-Mitterrand, Richelieu, Arsenal, bibliothèque-musée de l’Opéra et Avignon, où est implantée, à la Maison Jean-Vilar, une antenne du département des Arts du spectacle), afin de vérifier les magasins où sont conservés des millions de documents. Afin de faciliter les rondes de vigilance, une cartographie des espaces sensibles (exposés à des risques) a été établie pour chaque site, complétée, en lien avec les départements de collections, par la cartographie des espaces à protéger en priorité.

Tandis que les services en charge de la surveillance des sites ont assuré une veille sur l’ensemble des espaces, permettant de déclencher le cas échéant des opérations sur les collections, le plan de sauvegarde, permettant de mobiliser les équipes en cas de sinistre touchant les collections, a été adapté, en vérifiant la distance du domicile et en identifiant les personnes effectivement mobilisables dans la situation de prévention de la COVID, c’est-à-dire non vulnérables ni en contact avec des personnes vulnérables et sans charge familiale particulière. Le matériel du plan de sauvegarde des collections comprend des équipements de protections individuelles (masques FFP2, lunettes de protection). Les procédures d’intervention ont été revues en privilégiant les solutions de congélation afin de réduire le nombre d’intervenants et les contacts entre les personnes. Dans cet objectif, un surgélateur et deux congélateurs ont été achetés en remplacement d’anciens congélateurs.

De plus, le laboratoire du département de la Conservation a mené une veille sur les études scientifiques, notamment sur la survie du virus sur les supports et matériaux du patrimoine, et a préparé, à la demande du service du Livre et de la lecture pour les bibliothèques sous tutelle du ministère de la Culture, des fiches de précaution sanitaire comportant des recommandations de manipulation, de durée de non manipulation ainsi que sur les produits de décontamination à utiliser selon les supports.

Rapport d’activité 2020 de la bibliothèque nationale
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